OFFICE & FINANCE MANAGEMENT

Voor mijn HBO opleiding heb ik enkele jaren als directiesecretaresse en Oficemanager gewerkt bij ING Real Estate Development. Hier kwam mijn organisatorische talent naar boven en werd mijn interesse voor HR en Communicatie gewekt. Dat was voor mij aanleiding om de opleiding Commercieel Communicatiemanagement te volgen.

Mijn takenpakket bestond uit verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden om de processen op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. Veel algemene taken zoals:

- afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post, fax);
- beheren van de agenda;

- bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor);
- agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen;
- uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten;
- beheren van het archief en contracten;

- opstellen van facturen;

- verwerken van personeelsmutaties;
- en het organiseren van bedrijfsuitjes.

Finance

Naast algemene werkzaamheden die vaak bij een officemanager horen zoals het opstellen van facturen en verwerken van personeelsmutaties heb ik ook uitgebreidere Finance taken opgepakt. Dit kwam aan bod bij 1DayFly.com waar ik een aantal jaar heb gewerkt. Finance heb ik gecombineerd met HR taken en vormde zodanig een fulltime functie. Mijn takenpakket bestond uit de dagelijkse werkzaamheden binnen de financiële administratie zoals het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, controleren van de boekhouder, het doen van betalingen en strategische werkzaamheden zoals het opstellen van liquiditeitsprognoses en controle van jaarcijfers.

Als project heb ik samen met een collega en boekhouder een reorganisatieplan geschreven. Het doel was om kosten te besparen. Uiteindelijk bestond het plan uit kostenbesparingen op het gebied van personeel, logistiek en ICT. Daarnaast was een herfinancieringsplan onderdeel van de reorganisatie waarbij een investering vanuit een aandeelhouder en extra krediet vanuit de bancaire sector zijn behaald.